La Ligne Bleue N°33 - CM 2017. Quand organisation rime avec précision

Publié le vendredi, 21 avril 2017 14:00

Retrouvez l'ensemble des actualités de la Newsletter fédérale, datant du mois d'avril 2017.

 

CM 2017. Quand organisation rime avec précision

13 jours, 8 des meilleures équipes au monde, 30 matches, 300 000 spectateurs attendus, 200 joueurs et 400 volontaires! Des chiffres à faire tourner les têtes à plus d’une équipe d’organisation mais pas à celle de Martine Nemecek. A quelques semaines de la réception du plus grand évènement annuel de sport d’hiver à Paris, le Championnat du monde de Hockey sur Glace 2017 de l’IIHF, découvrons ensemble l’ampleur du travail fourni par l’équipe du comité d’organisation.

L'AccorHotels Arena s'apprête à vibrer hockey

En mai 2013, la Fédération Française de Hockey sur Glace apprenait que sa candidature, proposée à l’IIHF conjointement avec l’Allemagne et la ville de Cologne en 2011, était acceptée. C’est en juin 2015 que Martine Nemecek fut nommée directrice des opérations du Comité d’Organisation. Elle entama sa mission à la suite du Championnat du monde à Prague, qui s’est avéré être une véritable référence en termes d’organisation.

Pour lancer opérationnellement un projet de cette ampleur, il a fallu étudier et analyser le cahier des charges imposé par la Fédération Internationale en terme d’espaces, d’équipements, de services et les mettre en perspective de l’existant au niveau de la structure d’accueil afin d’identifier notamment l’ensemble des aménagements temporaires à installer. Des vestiaires, au centre d’accréditation, en passant, entre autres, par le centre des médias, chaque espace a fait l’objet d’une projection très précise. Certains sujets nécessitent également une coordination avec Cologne (univers graphique, animations…)

Outre cet échange enrichissant avec l’organisation allemande, il y a tout juste un an, un accord a été passé avec la société Kenéo, (agence ayant notamment accompagné la Fédération sur l’organisation du championnat du monde de Handball en janvier 2017). Ainsi Kénéo accompagne le comité d’organisation dans la finalisation des politiques fonctionnelles d’un certain nombre de sujets communs à des événements sportifs de dimension internationale (technologie, accréditations, aménagements, restauration, développement durable, transport, sécurité, opérations médias, programme volontaires)

Un écrin qui nécessite quelques ajustements

Adapter l’ensemble des contraintes d’un championnat du monde de Hockey sur Glace à une salle multi événements ( l’Accorhotels Arena ), tout juste rénovée, n’est pas toujours chose facile.
Il a par exemple été nécessaire d’agrandir l’espace de régie TV ainsi que la tribune de presse pour permettre aux 1.3 milliard de téléspectateurs de suivre les matches diffusés dans plus de 165 pays à travers plus de 300 chaînes de télévision ! Et d’installer 4 vestiaires temporaires, les équipes s’entrainant également sur le site.

Préparation d'animations sur logicielEn plein mois de mai particulièrement marqué par des jours fériés, Martine et son équipe ont dû réfléchir à une solution efficace et fiable pour avoir du linge propre et sec en un temps record. C’est pour palier à ce besoin qu’une laverie a été installée en plein cœur de l’AHA. Avec plus de 10 tonnes de linges (maillots d’entrainement, de matches, serviettes,..) à laver sur l’ensemble de la compétition parisienne, ce n’est pas moins que 4 machines à laver de 10 kgs et 4 sèche-linge de 10 kgs qui seront donc présents sur place. 

Afin que le niveau de la compétition tienne toutes ses promesses, il faut forcément un terrain de jeu irréprochable. Pour répondre à cette attente un groupe d’experts glace a été formé autour de Philippe Lacarrière, Directeur de la Compétition. Afin d’être fin prêts le vendredi 5 mai, diverses réunions avec les techniciens de l‘AHA ont été effectuées, et des tests de glace ont été réalisés en amont de la compétition (pendant France-Danemark en avril 2016 ou bien encore lors de la dernière édition de la Coupe de France). Ces différentes étapes permettent ainsi de vérifier des éléments intrinsèques au bâtiment (températures,…) afin de les ajuster en permanence. L’équipe d’experts sera évidemment sur place tout au long de l’évènement pour veiller au bon état de la glace. 

D’autres collectifs seront aussi en place à l’AHA pour assurer le bon déroulement de la compétition : une équipe médicale indispensable pour intervenir dans toutes les situations, une équipe qui accueillera dans les meilleures conditions les journalistes, ou encore une équipe pour assurer une ambiance et un spectacle exceptionnel (musique, écran géant, animations, etc.)

L’AccorHotels Arena au cœur de l’organisation mais pas que…

Le travail du comité d’organisation ne se limite pas seulement à la salle parisienne. Il doit également prendre en compte le bien être des différentes nations présentes. L’équipe d’organisation a donc travaillé d’arrache-pied pour que toutes les demandes des équipes soient satisfaites. Elles doivent notamment disposer d’une salle pour leur réunion mais aussi bénéficier d’une restauration adaptée au cahier des charges de la Fédération internationale. Composition des repas, particularités selon les pays, qualité des produits, flexibilité sur les horaires … tout est scruté et étudié pour répondre au mieux aux attentes. Outre ces demandes intrinsèques à la réception d’un tel évènement, il faut aussi savoir improviser en cas de demande inhérente d’une équipe. L’Equipe du Canada en est un exemple parfait, puisqu’elle accueille leur famille en milieu de compétition. Ainsi, à partir du 11 mai, 85 personnes supplémentaires viendront compléter la team Canada. Toute l’organisation doit donc être revue : changement de chambres, salle de restauration,…

L'équipe opérationnelle du CM2017 réunie sur la glace de l'Aren'IcAutre volet crucial : le transport. La planification et l’organisation des trajets des équipes, des officiels (arbitres…) ainsi que la gestion d’une flotte de véhicules dédiés requièrent une précision sans faille
Une base arrière est prévue pour nettoyer les bus et mettre de l’essence, les parkings doivent être identifiés et réservés, les chauffeurs doivent suivre un timing à la minute, et un team host (correspondant de l’organisation) est toujours présent avec l’équipe pour effectuer les liaisons. De plus, afin de faciliter le déplacement dans la ville, les services de l’état mettront à disposition une escorte motorisée en amont des bus personnalisés des équipes. 

Enfin, la sécurité étant un enjeu majeur puisque le territoire français est toujours en état d’urgence, le sujet fait l’objet de nombreuses réunions de coordination entre le comité d’organisation et l’ensemble des services de l’Etat concernés.

Tout est donc mis en œuvre pour que le championnat du monde de hockey sur glace 2017 de l’IIHF se déroule sans le moindre accroc. Nous avons pu découvrir ici quelques éléments de préparation mais cela n’est que la partie émergée de l’Iceberg. Des millions d’autres tâches sont effectuées au quotidien et n’oublions pas de saluer les autres maillons de la chaine : service marketing et vente, administration, direction, volontaires…
 

 

 (c) Photos : Xavier Lainé / FFHG

 

 

 

 

Modifié le mardi, 20 juin 2017 10:04
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